Que o mundo hoje é físico/digital, todos já sabemos, ou pelo menos deveríamos saber e devemos estar usufruindo dessas facilidades e comodidades. Na sua empresa isso é mais importante pois a maior parte de potenciais clientes sejam b2b (business to business, empresas que atendem empresas) ou b2c (business to costumer, empresa que atende consumidor) estão na internet. Segundo a rock content, cerca de 5 bilhões de usuários fazem pesquisas diariamente em buscadores como google, bing, yahoo... Estar na internet todos sabemos que é essencial, mesmo os maios desatentos já estão cientes sobre essa necessidade. Em relação a digitalização do negócio, isso é um ponto que deveria ter maior atenção, mas que em geral as empresas deixam como último plano. O que é digitalizar o negócio?
É utilizar de ferramentas tecnológicas para facilitar o dia a dia dos colaboradores, gestores e/ou clientes. É alterar processos dos negócios de forma que eles se tornem mais confiáveis, mais rápidos, com maior visibilidade e trazendo ganhos de tempo, financeiros, gestão e de diversos outros fatores.
Pense em que estágio de digitalização sua empresa está, para esse exercício, avalie cuidadosamente quanto dos seus processos são analógicos (que não utilizam tecnologia).
Era dos dinossauros – nenhum processo digital
Iniciante – até 20% dos processos digitalizados
Aprendiz - de 21% até 50% dos processos digitalizados
Mestre - de 51% até 100% dos negócios digitalizados
Expert - 100% dos processos digitalizados e utilização de automação em parte dos processos.
Guru da digitalização - 100% dos processos digitalizados e automação em todos os processos possíveis.
Para você entender as possibilidades de digitalização, temos várias, listamos aqui algumas delas para ajudar você a começar ou melhorar na sua empresa:
- Arquivos digitais:
Já imaginou não ter mais papéis? Isso é possível criando um arquivo digital e salvando todos os documentos nele. Tenha todos os seus arquivos na nuvem e com fácil acesso:
Armazenamento de arquivos: plataforma Onedrive da Microsoft ou Google drive, crie uma organização de pastas por setor da sua empresa. Exemplo: Marketing, Gerência, Departamento Pessoal, Tributário e Sucesso do cliente.
Digitalização de documentos: Utilize a ferramenta tiny scanner para escanear todos os seus documentos
Alguns dos benefícios que você terá com essa mudança são:
Arquivos facilmente acessíveis;
Risco baixíssimo de perda de documentos;
Possibilidade de pesquisa para encontrar arquivos;
Maior facilidade de compartilhamento;
Gestão de documentos;
Acessar documentos de qualquer lugar do mundo
Todas essas ferramentas podem ser usadas gratuitamente
- Controle de projetos / demandas: Na sua empresa como você controla o que seu cliente te solicita? Você “registra” tudo isso em um papel? Você fica olhando o WhatsApp pra ver o que foi pedido? Registra em uma planilha? Você pode e precisar ter uma melhor gestão do que é preciso ser feito na sua empresa, para isso você deve utilizar ferramentas que garantam melhor eficiência e gestão:
Utilize uma ferramenta de gestão de projetos, como o trello, Organizando esse processo no trello, crie colunas com os seguintes temas:
Solicitação;
Em andamento;
Finalizado;
Revisado;
Entregue ao cliente.
Para cada nova solicitação do seu cliente, registre na primeira coluna e vá registrando os ocorridos dentro do cartão, altere a coluna do cartão conforme vai progredindo dentro das etapas. Lembre-se que você pode criar outras etapas (colunas) para representar o seu processo e evolução, da forma que for organizar melhor.
Benefícios:
Maior controle de demandas;
Possibilidade de avaliar o quanto de trabalho que o cliente gera;
Avaliação de necessidade de retrabalhos;
Diminuir drasticamente as chances de alguém esquecer a solicitação do cliente;
Ferramentas grátis.
- Processo de assinatura digital: Assinatura de documentos é uma grande dificuldade, todas as partes precisam se ajustar para pegar o documento físico, fazer sua assinatura e levar para a outra, esse processo pode ser muito demorado, pode causar a perda do documento e até atrapalhar outras fases da sua empresa. Como melhorar esse processo:
Utilize uma ferramenta de assinatura digital, um exemplo é o DocSales, onde você pode fazer assinaturas e enviar para que seu cliente assinar através do e-mail, WhatsApp e SMS.
Tenhas os documentos digitalizados
Suba na plataforma
Envie para todas as pessoas que precisam assinar o documento
Benefícios:
Menor tempo para assinatura de contratos
Todos os documentos armazenados no mesmo local
Maior controle de assinatura
Confiabilidade da assinatura
- Controle financeiro:
Não controlar o resultado da empresa pode te fazer perder dinheiro. A falta de controle de entradas e saídas pode fazer sua empresa perder dinheiro, pagar multas e juros e atrapalhar o crescimento da sua empresa.
Apesar de anotar em cadernos ou planilhas parecer uma boa ideia, utilizar um software de gestão financeira ajudará você a ter melhor visualização das finanças, gestão de fluxo de caixa, controle de inadimplência e entender melhor se as ações tomadas na empresa estão ajudando a crescer ou diminuir a empresa.
Utilize um software financeiro, um excelente exemplo é o OMIE
Registre tudo que entra, sai, o que tem para entrar e para pagar;
Faça a conciliação de extrato bancário;
Se sua empresa utiliza pagamentos por cartões, faça a conciliação de recebíveis;
Gere frequentemente um DRE;
Analise com frequência a situação e evolução ou regressão da empresa.
Benefícios:
Previsibilidade do financeiro;
Diminuição do risco de falência;
Corrigir os possíveis esquecimentos de cliente que não pagam;
Acesso em qualquer lugar do mundo;
Menor risco de perda de dados;
Avaliação de ações da empresa vs o reflexo que isso traz no financeiro;
Verificar a necessidade de capital de giro.
Automação de processos: Processos digitalizados, agora podemos ir para o próximo nível, que a automação dos processos. A automação consiste em tirar etapas do processo ou processos inteiros da responsabilidade de um ser humano, colocando sobre a responsabilidade do computador. Trazer automação para o negócio diminui a possibilidade de erros, torna o custo do produto em geral mais barato, torna mais fácil o processo de expansão. Um exemplo de automação é utilizar por exemplo uma ferramenta que acompanha automaticamente as certidões negativas de uma empresa. Agora é sua vez, faça uma avaliação e procure encontrar quais são os processos mais fácil para digitalizar e automatizar, comece com esses, vá evoluindo e torne seu negócio analógico em um negócio digital.
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